Biểu mẫu là ấn phẩm văn phòng quan trọng và không thể thiếu. Được hầu hết các công ty, doanh nghiệp trên thị trường sử dụng để phục vụ cho các hoạt động kinh doanh. Để hiểu rõ hơn về vai trò, lợi ích và những tiêu chuẩn cần lưu ý khi in biểu mẫu. Cùng Bao bì Tâm Đức Phát tham khảo qua bài viết dưới đây.
Biểu mẫu là gì?
Biểu mẫu là tên gọi chung cho các loại ấn phẩm như phiếu thu – phiếu chi, phiếu xuất kho – phiếu nhập kho, biên lai, biên nhận, hóa đơn… Những ấn phẩm này giúp cho các cơ sở kinh doanh, doanh nghiệp sản xuất dễ dàng và thuận tiện hơn trong việc theo dõi và quản lý các hoạt động.
Vai trò của Biểu mẫu?
Các ấn phẩm biểu mẫu được sử dụng rộng rãi với nhiều vai trò quan trọng. Một số vai trò nổi bật của biểu mẫu như sau:
Biểu mẫu là những ấn phẩm có chứa những thông tin quan trọng của một đơn vị kinh doanh, doanh nghiệp như: Tên công ty, logo công ty, địa chỉ và thông tin liên hệ… Khi in biểu mẫu để phục vụ cho các hoạt động kinh doanh, cũng đồng nghĩa với việc đang đưa thương hiệu đến gần hơn với khách hàng qua những thông tin được in trên biểu mẫu.
Việc in ấn và sử dụng biểu mẫu của doanh nghiệp tạo nên sự đồng bộ với bộ nhận diện thương hiệu. Điều này sẽ góp phần tạo ấn tượng với khách hàng và giúp cho thương hiệu được nhiều người biết đến.
Sử dụng biểu mẫu vào các hoạt động như: Ghi chép và lưu trữ số liệu, theo dõi các hoạt động kinh doanh, kiểm soát số lượng hàng hóa, sản phẩm…sẽ giúp cho việc quản lý trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn rất nhiều.
Việc một doanh nghiệp, một đơn vị kinh doanh sử dụng biểu mẫu độc quyền sẽ tạo nên nét riêng biệt và thể hiện được sự chuyên nghiệp, chỉn chu. Giúp khách hàng, đối tác có cái nhìn thiện cảm hơn trong quá trình đàm phán, giao dịch.
Với tất cả nhưng vai trò quan trọng đó, thay vì sử dụng các loại biểu mẫu được in sẵn và bày bán trên thị trường. Doanh nghiệp kinh doanh có thể cân nhắc đến việc thiết kế, in ấn cho mình những loại biểu mẫu riêng để tạo dấu ấn cho doanh nghiệp.
Chất liệu in biểu mẫu
Chất liệu dùng để in biểu mẫu phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng. Dưới đây là những chất liệu thường được dùng để in ấn biểu mẫu, màu sắc của biểu mẫu:
Có 2 loại giấy chính dùng để in biểu mẫu giá rẻ là: Giấy Ford và giấy carbonless. Tuy nhiên, số lượng biểu mẫu được in ấn bằng giấy carbonless nhiều hơn bởi chất liệu này mang lại nhiều tiện ích hơn khi sử dụng.
Liên 1 của biểu mẫu thường là màu trắng, liên 2, liên 3 và các liên sau lần lượt có các màu vàng, hồng, xanh dương, xanh lục…
Biểu mẫu sử dụng ruột in Offset 1 màu. Bìa là giấy Bìa TM và thành phẩm cuối cùng, hoàn chỉnh sẽ có bế răng cưa, đóng gom và đóng gáy chắc chắn. Số nhảy 6 số.
Kích thước của biểu mẫu
Các ấn phẩm biểu mẫu không có quá nhiều kích thước khác nhau. Phần lớn đều được in với kích thước khổ A4, kích thước khổ A5 và kích thước khổ A6.
Ngoài ra, tùy vào nhu cầu sử dụng là gì, khách hàng có thể đặt in biểu mẫu theo yêu cầu với kích thước tự do, phù hợp với nhu cầu sử dụng của khách hàng.